A criação de um evento sempre envolve alguns componentes fundamentais, como manter seu orçamento, conhecer seu público e engajamento. Mas estes últimos dois anos trouxeram muitas mudanças, seja na forma como interagimos entre nós, seja no modo como o mundo dos eventos respondeu a essas mudanças.
Hibrido? Presencial? Não importa sua escolha é essencial selecionar agências, profissionais e fornecedores que atinjam as expectativas de um setor em evolução.
O site events pro definiu cinco perguntas que a área de compras precisa fazer durante o fechamento da planilha e o OK do setor de marketing.
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1. Como as agências e fornecedores responderam à pandemia?
A pandemia trouxe um impacto que se mostrou difícil para todos, mas a indústria de eventos foi uma das mais atingidas. Eventos e campanhas de experiências são complexos, por isso achar a agência parceira ideal com quem você pode contar a qualquer hora é crucial para o sucesso da sua marca.
Fazendo essa pergunta, você vai descobrir como as agências e fornecedores lidaram com os efeitos da pandemia e tiveram agilidade e criatividade para lidar com o problema além da saúde financeira e os resultados nos projetos produzidos em 2021, principalmente as lives, que são atividades ainda recentes.
Assim será mais fácil avaliar a capacidade de resposta para o tamanho do projeto proposto.
Na área de streaming algumas iniciativas ganharam destaque como os estúdios da Apple Produções e as plataformas da EAÍ!? e da TM1 fora estruturas de apoio a estes projetos com a V-LAB, f2 e control-e.
Uma dessas empresas é a VDA, Inc, que reconheceu desde o início que precisava desenvolver novas estratégias fora das experiências pessoais. Conhecida por sua capacidade de criar experiências ao vivo altamente personalizadas, a VDA pegou esses pontos fortes e os trouxe para o mundo digital com o VDA Virtual, uma plataforma de eventos virtuais 3D de última geração para conferências online, eventos de arrecadação de fundos, feiras e muito mais.
Além de ser uma agência de eventos inovadora e criativa, a VDA também tem uma reputação de forte cultura de empresa e boa vontade. Para o efeito, enquanto outras empresas foram obrigadas a despedir ou dispensar colaboradores, a VDA manteve a sua equipa a trabalhar e intacta.
2. Qual é o seu processo ao projetar e produzir eventos?
As inovações na forma como os eventos são hospedados percorreram um longo caminho, portanto, conhecer o processo que seu potencial parceiro de eventos realiza é parte de estar na mesma página. Encontre uma agência experiente que leve a sério suas responsabilidades como profissionais do setor, para que possam orientar seu pensamento por caminhos de sucesso. Conhecer como eles abordam o alcance de seus objetivos por meio do design experiencial é uma excelente maneira de obter uma visão de seu processo criativo que vai além de transmitir conceitos e dar vida a ideias. As respostas ajudarão você a entender melhor as expectativas deles como parceiro do evento, como criar feedback e colaborar de forma eficaz.
Uma forte relação de trabalho ajuda a garantir uma experiência tranquila do início ao fim. Pergunte à agência quais técnicas de comunicação serão empregadas, como será seu envolvimento e quais ferramentas de relatórios você terá disponíveis.
Além disso, essa pergunta pode fornecer informações sobre a capacidade de adaptação de uma organização. A parceria com verdadeiros especialistas significa não apenas manter-se atualizado com as últimas tecnologias, tendências e tempos para permanecer relevante, mas também aumentar os limites existentes de design e produção de eventos experimentais.
3. Você tem outras capacidades complementares?
Uma agência de marketing experiencial deve ser capaz de se basear em uma forte profundidade de conhecimento e experiência. Escolher um parceiro com recursos além do design criativo pode ajudar a dar ao seu evento a vantagem totalmente personalizada que você está procurando. Cada agência oferece sua própria mistura de talentos criativos. Enquanto algumas empresas se concentram exclusivamente em tratamentos criativos, outras podem ter equipes criativas internas e divisões de produção. Geralmente, as empresas com recursos internos adicionais fornecem mais conhecimento técnico do que as empresas estritamente criativas. Por exemplo, a experiência em fabricação e produção mostra uma compreensão do processo criativo que se estende além do design, abrangendo o conhecimento de materiais, bem como fabricação e logística.
Também é importante encontrar um parceiro de eventos que tenha experiência em executar e criar o tipo de eventos que você está procurando. Eles oferecem serviços completos de produção de conferências híbridas ou apenas projetam pequenos eventos corporativos? A empresa pode projetar e construir estandes de feiras, mas eles também oferecem experiência em estratégias de marketing experiencial? É crucial entender as principais competências de uma agência para determinar se elas são adequadas para o seu negócio e seu próximo evento.
4. Qual é a sua abordagem para inovar e manter-se na vanguarda?
O seu futuro parceiro de eventos está expandindo os limites do novo cenário de eventos ou depende de métodos tradicionais? A resposta da agência não só lhe dará uma maior compreensão de seu compromisso com a criatividade, inovação e manter-se atualizado sobre as tendências, mas também lhe dará uma melhor noção de seus processos e estilo de trabalho. Tome nota da atitude de visão de futuro da agência antes de decidir trabalhar com eles. Aprenda sobre seus procedimentos de lançamento de tendências e como eles integram as mais recentes inovações em seus processos criativos. Eles se envolvem com outros eventos focados no setor? Eles mantêm uma forte crença em aumentar o conhecimento de sua equipe e se manter atualizados?
A mudança é uma garantia na vida, mas com a mudança vem a oportunidade, os profissionais de eventos que trabalham em uma indústria de eventos em constante evolução devem estar dispostos a abraçar a oportunidade à medida que ela se desenrola. Procure um parceiro que cuide e invista em seus colaboradores. Por exemplo, os membros da equipe VDA são sempre incentivados a continuar sua educação em marketing experimental, design, tecnologia de eventos, design de UX e codificação. Com uma equipe com habilidades em uma ampla gama de verticais de eventos, a VDA se adapta rapidamente ao cenário do setor para atender às necessidades dos clientes. A personalização é uma parte fundamental do VDA. A abordagem totalmente integrada da empresa para experiências híbridas/paralelas e eventos presenciais. A equipe de executivos, designers de eventos criativos, produtores e gerentes de produção da VDA criam experiências de marca únicas que geram engajamento, alto ROI e conexões significativas.
5. Qual é o curso de ação em caso de emergência?
A catástrofe pode acontecer a qualquer momento – seja o clima, doença, lesão ou violência. Profissionais experientes em eventos sabem que criar um plano acionável antes de um evento é fundamental para garantir a segurança dos participantes e funcionários, e é por isso que trabalhar com uma agência de eventos parceira de confiança é tão vital. Selecione um parceiro que tenha um forte histórico de ampla experiência, respaldado por estudos de caso detalhados. Pergunte sobre como eles lidaram com situações difíceis no passado, o que deu errado, como eles resolveram os problemas, o que eles aprenderam com a experiência e como eles reformularam seus processos para evitar tais erros no futuro. Durante o processo de seleção, ter essas conversas com seu parceiro em potencial pode ajudá-lo a determinar se eles são uma boa combinação para seu evento, seu negócio e os objetivos que você deseja alcançar.
