Marcio Zeppelini*
Newsletter: palavra que, em português, pode ser traduzida como boletim informativo. Usar essa ferramenta de comunicação com os stakeholders na difusão das notícias e objetivos da instituição social de maneira eficiente é o maior entrave para que ela flua adequadamente dentro da administração e da comunicação. Além de ser um ágil e eficaz canal de comunicação, a organização pode aproveitar para engatar uma maneira de captar recursos para a instituição, garantindo um espaço aos doadores a fim de divulgar logotipos e banners. O modo como deve ser desenvolvida, gerenciada, produzida e enviada, é o que será tratado a seguir.
Quatro regras para profissionalizar
As quatro principais regras para obter sucesso na produção de um boletim on-line são: conceito e conteúdo; acessibilidade; envio; e pontualidade.
A primeira, e talvez a principal regra – conceito e conteúdo -, leva em consideração o como e o quê será comunicado. “É necessário definir uma identidade visual que se alinhe às demais ferramentas da organização, como site e papelaria. Tudo deve estar de acordo: cabeçalho com logotipia, cores e tipologia. Em questão de conteúdo, definir quantidade e espécie de notícias, ordenando-as por importância, sendo que a informação sobre a causa, ou seja, sobre os objetivos sociais da instituição, é a mais importante, deixando as notícias da própria organização como matérias secundárias. Isso porque é necessário que se crie uma necessidade e constância em sua leitura, trazendo o interesse do leitor pelo que será informado – com a atenção voltada para o informativo, dão-se os demais recados”, explica Zeppelini.
Se a instituição trata de portadores de Alzheimer, por exemplo, o assunto principal são temas relativos à área de estudo, isto é, falar sobre a patologia em si, as causas, as formas de tratamento do paciente, as conquistas da ciência nesse setor, entre outros, deixando para abordar assuntos relativos à organização como sendo a referência, quem atesta aquela informação.
A segunda regra – acessibilidade – precisa ser definida de acordo com o tamanho (peso) e formato do arquivo e o modo de ser enviado. Mesmo com a expansão da banda larga, ainda faz muita diferença anexar arquivos com mais de 100 Kb, pois, lembre-se, muitos são enviados ao mesmo tempo. Basta multiplicar o número de endereços pelo peso do arquivo e se chegará ao volume de dados que sairá de sua caixa de e-mail. “No site da organização é interessante que haja um espaço que mostre a newsletter, dando a possibilidade de ler as anteriores e permitindo o cadastramento de nome e e-mail do internauta interessado, para o recebimento da mesma logo na primeira edição pós-cadastro”, destaca o consultor em comunicação.
Envio é a terceira regra e requer muito cuidado. Se seu mailing ultrapassa mil nomes, é fundamental pensar em profissionalizar essa questão, utilizando algum sistema ou software de disparo de newsletters, que faz a transmissão de e-mail por um sistema diferente do Outlook, contemplando o envio de centenas e milhares ao mesmo tempo. Há empresas terceirizadas especializadas em gerenciamento de mailing que também oferecem esse serviço.
A quarta e última regra – pontualidade – é aquela que não pode jamais ser quebrada, pois é a partir dela que se desperta o interesse e a continuidade de recebimento por parte dos internautas. Antes de enviar a primeira edição é necessário avaliar qual a melhor periodicidade da newsletter. Uma maneira razoável de definir isso é medindo o volume de notícias geradas pela instituição ou dos assuntos de interesse dos stakeholders, mas advindas de outras fontes. E nunca atrasar o envio. “É preferível inicialmente ter uma periodicidade pequena – mensal, por exemplo -, do que sugerir uma newsletter semanal e não ter capacidade de gerar assunto para tanta oferta”.
Pequenas regras de etiqueta no mundo virtual
Evite que a instituição seja considerada “spammer”. Para isso, ao optar pelo envio de newsletters, siga algumas regras de boas práticas. São elas:
- Preencha sempre o campo do assunto com uma descrição significativa do conteúdo do e-mail. Assim, o destinatário terá a opção de não abri-lo, caso não seja de seu interesse.
- Antes de enviar um e-mail, reflita se o conteúdo será útil ou de interesse do grupo para o qual pretende remetê-lo.
- Respeite o propósito e o formato das listas de discussão e demais fóruns na rede.
- Não use listas de divulgação de terceiros, nem as compre de fornecedores de mala-direta. O melhor é formar, com o tempo, sua própria lista de contatos.
- Envie e-mails somente para os usuários que optaram pelo cadastro na lista de divulgação ou preencheram formulário disponível no site da instituição. É o chamado opt-in (usuários que optaram por receber sua mensagem).
- Respeite as solicitações de descadastramento de suas listas, ou seja, forme uma lista de opt-out. É importante que os nomes de quem não deseja receber não sejam simplesmente deletados, para que não sejam acidentalmente inseridos novamente no mailing.
