Os profissionais de eventos possuem apenas uma certeza na execução do seu trabalho: situações inesperadas e imprevistos vão acontecer.
Um bom gerenciamento prevê esses cenários para que a equipe possa estar precavida e saber como agir no momento dessas ocorrências. Isso significa dizer que o pré evento – o processo de planejamento e dimensionamento de equipe antes da execução propriamente dita – é a etapa mais importante do trabalho e, muitas vezes, até mesmo mais relevante do que a execução no dia.
Ao dedicarmos uma boa dose de atenção ao detalhamento da pré-produção, conseguimos nos aprofundar nas minuciosidades do projeto com antecedência, nos certificando de que todos os pontos estarão cobertos.
Como fazer isso? Recorrendo à tecnologia ou ao – bom e velho – caderninho, pois eles serão nossos melhores amigos nesse momento de quilométricos check-lists, passando todos os itens planejados.
É importante lembrar também de colocar aqueles valiosos e fundamentais contatos de emergência para contatar caso as situações hipotéticas se tornarem realidade, como: deixar sempre uma gráfica na manga, um time de backup e opções de fornecedores.
Essas estratégias são especialmente importantes quando pensamos em cidades menores. Por anos, os eventos e os clientes ficaram voltados para as grandes Capitais e é natural pensarmos em projetos sempre acontecendo em regiões que têm à disposição parceiros, fornecedores e todos os recursos para tornar possível qualquer ideia mirabolante. Mas hoje em dia a realidade é outra, os eventos estão por todos os cantos do País, dos centros empresariais de São Paulo a Luis Eduardo Magalhães, no Interior da Bahia.
Ao nos sentarmos para desenvolver as estratégias e ativações dos eventos, temos que olhar a praça em que ele será executado para que a ideia não fique só no papel.
De nada funciona uma linda proposta que encantará os olhos do cliente, mas que não será executável! O desafio é unir os dois mundos, superar qualquer obstáculo e desenvolver uma ideia criativa em uma microcidade interiorana.
Hoje temos muitas facilidades com a tecnologia, mas anos atrás, descobrir quem faça, por quanto e o contato, era uma missão quase impossível. Agora os próprios fornecedores estão mais conectados com o que está acontecendo e isso facilita toda a relação.
Uma questão muito importante que ainda se sobressai ao realizarmos eventos em cidades pequenas é: o quanto as nossas ações e presença no local podem impactar positivamente na região?
Ao recebermos uma demanda de projetos fora das Capitais, enxergamos como uma oportunidade de desenvolvimento da economia local. Em nosso processo de compra, as empresas e fornecedores locais serão priorizados.
A equipe busca um relacionamento próximo para entendermos como podemos desenvolver essas empresas para que tenhamos uma boa entrega. Isso otimiza os processos do parceiro e melhora suas futuras relações empresariais, sem esquecer de como os fornecedores locais conseguem dar um "toque de regionalismo" nos eventos.
Gerar uma familiarização entre o cliente e a cidade em que o evento será executado é essencial, assim o público tem a sensação de pertencimento por entender que aquela empresa está interessada em ‘viver’ a sua cidade.
Somos 26 Estados federados e 5. 570 municípios no Brasil, cada um deles com as suas especificidades e detalhes. É importante olharmos para o País como um todo, entendendo que somos mais do que grandes metrópoles.
Devemos pensar ainda que em cada um desses lugares existe um fornecedor em potencial, pronto para participar das mais diversas ideias, ativações e criações que os eventos podem desenvolver, precisamos apenas ter paciência para encontrá-los.
