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5 dicas essenciais para organizar eventos melhores em 2024

Agora que o ano comercial realmente começou veja neste artigo 5 dicas que podem te ajudar a organizar melhores eventos em 2024

5 dicas essenciais para organizar eventos melhores em 2024

Feliz 2024! Agora que o Carnaval passou e o verão se encaminha para o final, inicia-se a temporada de eventos empresariais e corporativos. Organizar esse tipo de evento antes do Carnaval obedece a lógica que “tem muita gente de férias, então não é o melhor momento”. Ou seja, esse tipo de evento costuma ocorrer no calendário comercial, em resumo, AGORA!!

Então esse é o melhor momento para falarmos de tendências e dicas para você que vai organizar um ou mais eventos em 2024. Minhas sugestões abaixo partiram de um relatório anual elaborado pela American Express Business Travel. Vamos a elas:

1 – Negocie muito os custos

Com a demanda pós pandemia veio uma pressão inflacionária e com essa pressão um aumento geral de custos. De passagens aéreas ao pão de queijo quase todo os itens necessários para a realização de um evento tiveram algum tipo de reajuste nestes últimos dois anos.

Neste sentido a negociação de todos os itens se faz necessária. A verba que você usou no evento do ano passado não vai ser a mesma esse ano! Reveja, priorize e negocie mas por favor não corte os itens essenciais. Não adianta alugar o melhor lugar e servir a pior comida. E idealmente esteja alinhado com os objetivos das mesas de compra.

2 – Sustentabilidade na concepção

Os itens da agenda ESG estão na pauta de todos os CEO do seu mercado e dos outros mercados também. Fazer só a mitigação do CO2 e fazer tudo exatamente igual aos eventos dos anos anteriores é muito ruim. Mitigar CO2 faz parte das ações bem-vindas ao setor de eventos mas não pode ser a única atividade “sustentável”.

Ao pensar na execução do seu evento tenha em mente que reutilização e reciclagem de materiais e equidade nas equipes são atividades totalmente possíveis hoje. Só depende do Briefing! A escolha de venues e parceiros que estejam engajados é um passo fundamental.

3 – Experiências personalizadas

Entender e conhecer a audiência dos seus eventos é passo básico para o sucesso. Não conhecer é certeza do fracasso. Desculpe a sinceridade mas é exatamente isso que eu quis dizer. Se você realmente conhece a sua audiência (os hábitos, as preferências, os interesses etc.) você deveria tentar personalizar ao máximo a experiência deles.

Pensa na Cia Aérea que entrega a comida kosher ou vegetariana quando está servindo o almoço/jantar para 300 pessoas em um ambiente controlado. Sei que é muito difícil customizar tudo, mas não customizar nada é um pecado capital. Detalhes fazem toda a diferença em eventos então nós organizadores devemos buscar a maior quantidade de detalhes possíveis.

4 – Ter soluções digitais

Ok, o presencial venceu e os eventos virtuais não têm o mesmo engajamento. Mas isso não significa que você precisa voltar a fazer eventos como fazia antes da pandemia, Site e APP são o básico do básico. Conseguir fazer uma jornada (pré/durante/pós) mais digitalizada é algo extremamente viável.

Pensa naquele almoço que você ficou 15 minutos esperando o garçom anotar o seu pedido de comida, e os 20 que demorou para o seu prato chegar. Dá para ser mais ágil né? Escolha antecipada? Bingo… mas Inteligência Artificial e suas diversas aplicações estão ai para te ajudar a ser mais eficiente e rápido. Não só na comida!

5 – Ter parceiros engajados

Ter parceiros engajados é muito melhor do que ficar escolhendo todos os fornecedores para todos os eventos que você faz. É uma perda de energia e conhecimento enorme você escolher só pelo menor preço.

Eventos são organismos vivos, sempre precisam mudar ou evoluir algo. Se você não tem parceiros que te ajudam nesta caminhada você tem só o menor preço. E o menor preço nem sempre é a certeza do engajamento e do sucesso do seu evento