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Eventos: como saber quando adiar ou realizar online?

Por: Evex - Evento Experience 1 de Abril de 2020

O cenário é tenebroso para o mercado de eventos com milhares, de todos os portes, sendo cancelados no mundo todo devido à pandemia do Coronavírus (Covdid-19). No Brasil, o impacto negativo é enorme para um setor que emprega 25 milhões de pessoas e representa 15% do PIB.

E o pior: ainda é impossível prever uma retomada. Pesquisa recente realizada nos dias 15 a 18 de março pelo Portal Eventos com gestores de eventos de todo Brasil mostrou que apenas 3% deles enxergam alguma probabilidade de realização de eventos no curto e médio prazo.

Leia também: Marcelo Spencer: Pedir “Não cancele, remarque” é pouco

Mas o que é possível fazer então? Pesquisamos junto à comunidade de eventos e reunimos insights valiosos para te ajudar a resolver o impasse: adio o evento ou realizo online? Confira as dicas:

1) Não Cancele, Remarque!

Adiando seu evento

Organizar um evento demanda planejamento, muito esforço e tempo (alguns são planejados até com anos de antecedência). Mas a saúde de todos os envolvidos deve ser a maior prioridade nesse momento. Por isso uma das recomendações mais fortes é que o seu evento seja adiado para uma nova data. Adiar um evento vai trazer algumas dificuldades, mas com certeza é o mais recomendado no momento caso não seja possível reformatá-lo para o digital.

Algumas dicas caso decida adiar seu evento:

- Entre em contato com o espaço e com fornecedores para viabilizar a mudança. Verifique a situação contratual, mas há uma flexibilidade geral no atual cenário. De qualquer forma, o quanto antes fizer melhor;
- Se necessário pesquise outros locais e outros fornecedores;
- Seu evento tinha seguro? Verifique se é possível usufruir de algum benefício nesse momento e pense nisso para o futuro;
- Não esqueça de informar a todos da mudança nos diversos canais de comunicação (site, redes sociais, página do evento);
- Dúvidas vão surgir, um FAQ bem organizado e atualizado funciona bem;
- Ofereça a possibilidade de reembolsar ou transferir o ingresso para nova data;
- Estabeleça estratégias de engajamento on-line dos participantes ou convidados;
- Aproveite o tempo a mais para melhorar ainda mais a experiência do participante ou convidado tornando o momento especial.

Mudo meu evento para qual data?

Talvez um dos pontos de maior dúvida ao adiar um evento seja mudar para qual data? E a maior certeza que nós podemos ter nesse momento é que ainda não há uma previsão confiável do retorno à normalidade.

Eventos de grande porte como as Olimpíadas de Tóquio estão sendo adiados para 2021 ou para o 4º trimestre de 2020. Eventos de menor porte estão sendo remarcados para o 3º trimestre. Isso tudo considerando um cenário onde a pandemia será controlada após alguns meses de acordo com um histórico ainda curto de observação.

Consequentemente, haverá um grande acúmulo de eventos em um curto período de tempo e uma disputa por espaços e datas, principalmente no quarto trimestre de 2020.

Outro ponto a ser considerado é que o mundo não será o mesmo após eventual retorno à "normalidade". A recessão econômica e o desemprego vão impactar diretamente na capacidade de consumo das pessoas e empresas e isso terá uma consequência imensurável no mercado de eventos.

Importante que você analise bem todos os aspectos de seu evento (porte, perfil do público, custos) e atente para as considerações acima e para sua capacidade de assumir riscos ao decidir para quando mudar o evento. Quanto mais tarde for a nova data do evento menor o risco.

 

2) Mudando para o formato Digital

Se você ainda estava relutando para aderir ao on-line, chegou a hora de repensar seus conceitos. Uma das boas alternativas para que seu evento não seja adiado ou cancelado é reformatá-lo para o virtual.

Analise se é possível repensar seu evento nesse formato. Converse com alguns inscritos para saber o que eles pensam da ideia e não esqueça de comunicar a todos da mudança nos diversos canais de comunicação e redes sociais.

Além de manter a data, você vai poder alcançar um público ainda maior, levando conteúdo e sua marca para outras cidades. O custo desse formato é menor já que envolve menos estrutura e logística. As pessoas também tendem a se engajar mais no modelo virtual com menos timidez para perguntas e comentários.

Também vai ser uma boa forma de aprender e se integrar à revolução digital que já é realidade em vários mercados. Use e abuse da tecnologia que hoje é super acessível.

Passo a passo para planejar um evento virtual:

Defina e entenda seu público - Qual o perfil do público? Quais as expectativas dele? Nível de acesso a tecnologia? Isso vai ajudar na decisão do formato, plataforma e conteúdo.

Reavalie seus objetivos e metas - Reflita sobre qual valor você quer agregar aos participantes e stakeholders do evento? Como esse valor poderá ser alcançado no modelo virtual? Use esses valores como premissa nas decisões que tomar.

Decida o formato e plataforma - Webinar, transmissão ao vivo, pago ou gratuito, plataforma? Existem várias ferramentas no mercado, muitas gratuitas principalmente agora: Google Hangouts, Zoom, live streaming em redes sociais como o Facebook, são exemplos que podem ser usados para eventos de baixa e média complexidade. Qual é o melhor caminho considerando seu público e suas metas?

Decida o local - Mesmo que você faça o evento de sua casa, pense no plano de fundo, luz, câmera. Mais uma vez analise seu público para pensar o quão sofisticado deve ser a ferramenta e o local.

Defina a data e hora - Avalie mais uma vez o perfil do público pensando também na possibilidade de realizar ao vivo ou não (webinar) a depender do objetivo e conteúdo. E mesmo que faça ao vivo, avalie deixar o conteúdo disponível sob demanda já que mesmo em casa as pessoas têm muitas distrações.

Divulgue o evento - Em tempos de confinamento, com todos em casa acessando constantemente a internet, uma boa estratégia de marketing digital é o seu melhor aliado para garantir um bom público. A vantagem aqui é expandir o público de interesse para além de sua localidade. Realizar campanhas nas redes sociais funciona bem. Não esqueça também de criar inscrições on-line, enviar os convites à base de contatos e enviar e-mails marketing.

Dicas para o sucesso do evento virtual: 

Qualidade de produção - A experiência audiovisual deve ser impecável. Use bons equipamentos (câmera, microfone, computador) e teste o áudio e vídeo com antecedência. Garanta uma boa conexão de internet - isso é básico, mas vale lembrar.

Engajamento e networking - Encoraje os participantes a postarem comentários e interagirem nos chats, reforce a possibilidade de compartilhamento de conteúdo, faça pesquisas interativas.

Qualidade de conteúdo - Se isso já é muito importante para o evento presencial, se torna ainda mais importante no digital, já que agora "sair do auditório" significa apenas um clique na tela. A concorrência de conteúdo é vasta e um conteúdo interessante e de qualidade é fundamental para reter a atenção do público.

On-line e Off-line podem andar juntos - Sim, isso é possível. Por exemplo é possível enviar brindes para a casa dos inscritos e estimular o compartilhamento antes, durante e depois do evento. Use a criatividade para sair da caixa.

Acima de tudo, não esqueça que o encontro e conexão entre pessoas é uma necessidade humana, seja no presencial ou digital, isso deve ser uma das principais premissas a ser alcançada.

 

3) Cancelando seu evento, se não tiver mesmo jeito

Sem dúvidas essa é a alternativa menos recomendável, já que expectativas que foram criadas não serão atendidas. O cancelamento também envolve um certo desgaste, custos, demissões e perdas não mensuráveis, além de decepção, por ver todo um trabalho prévio de organização ser desperdiçado. 

Reflita bastante se não é possível adiar ou pivotar (mudar formato) o evento. Mas sabemos que, em um cenário tão incerto, haverá situações que não restará outra alternativa. E nesse caso, se for pra fazer, que façamos bem feito, não é verdade?

Se liga então em algumas dicas para cancelar o seu evento:

Organize a parte administrativa do cancelamento - Verifique situações contratuais e negocie com fornecedores e stakeholders;

Cancele as vendas;

Comunique os participantes de forma honesta e transparente - O quanto antes fizer isso melhor, já que envolve o planejamento das pessoas. Forneça os reembolsos de forma clara e simples;

Responda às dúvidas antecipadamente - FAQ para política de reembolso, como obter o reembolso, entre outras;

Certifique-se de que a informação chegue a todos - Usando os diversos canais de comunicação (site, redes sociais, email, telefone);

Relacionamento - Pense em meios de manter o relacionamento com os participantes e stakeholder aceso para futuros eventos.

 

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