Infraestrutura, planejamento, culinária, equipe de trabalho e profissionalismo: entenda o que é essencial para oferecer a melhor experiência para seus convidados.
Etapas marcantes da vida, eventos como casamentos, formaturas e festas são muitas vezes inesquecíveis. E, como diz o ditado, é justamente nos detalhes que fazem a diferença.
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Por isso, é importante ficar atento em dicas de quem entende do assunto para não pagar mico ou ficar decepcionado.
“A organização de um evento mostra sua eficiência e qualidade quando é dada a devida atenção a cada detalhe.”, diz Ademar Pereira, proprietário de um espaço de eventos, há 10 anos no mercado curitibano, e, atualmente, realiza em média 330 eventos ao ano.
Veja abaixo o que é essencial para criar um evento de excelência:
Espaço e infraestrutura
A primeira dica é que a idealização do evento deve, inicialmente, abranger a infraestrutura necessária. Colocar um baixo número de pessoas em um espaço muito grande – ou vice-versa – acaba sendo um problema..
A ambientação, cenografia e até a disposição das mesas faz uma grande diferença.
Organização e planejamento
Como em tudo na vida, planejamento é fundamental. A segunda dica é a de que devemos ter, ao menos, 60 dias para ajustes. Quem planeja consegue mais opções de data e tem maior tempo para organizar os muitos detalhes. Isso ajuda na qualidade, execução e claro, dá mais tranquilidade no dia do evento.
Outro fator importante quando se planeja com antecedência é que, desta forma, existe uma melhor oportunidade de negociação junto aos diversos fornecedores.
Esse é o cenário ideal, mas às vezes nos vemos obrigados a deixar tudo certinho em uma semana.
Arte Culinária
A comida pode ser o calcanhar de Aquiles de muitas festividades. A alta gastronomia, por exemplo, requer capacidade de elaborar cardápios exclusivos para cada evento, desde um simples “coffee break” até o mais sofisticado cardápio com lagosta, pato ou o que desejar, para tornar seu evento uma oportunidade de degustar o melhor prato da cidade.
Eventos assim, não raro, são para centenas de pessoas e a proporção também se torna um desafio. Nesses casos, é preciso personalizar de acordo com a necessidade do cliente.
Equipe de trabalho
Outra dica do especialista, trata-se de ter controle da equipe que estará em serviço durante o evento. Mesmo com um planejamento perfeito, imprevistos acontecem!
Então, quem estiver responsável pelo evento precisa ter uma equipe de trabalho bem afinada, pois nessa hora não pode existir o impossível de se fazer.
Profissionalismo
Há momentos que não conseguimos repetir em nossas vidas, então tudo precisa sair perfeito. Para isso, talvez a dica mais importante é a de buscar a consultoria de profissionais habilitados e experimentados.
Quando se precisa de auxílio médico, procura um profissional da Medicina; quando o carro tem problemas, se faz necessário um mecânico e por aí vai. Por que, ao preparar uma festa de grandes proporções, tentar fazer por conta própria?.
