Certamente, os produtores de eventos sabem das dificuldades que é atuar nessa área. Não é fácil agradar a todos, tendo em vista que centenas ou até milhares de pessoas estarão presente.
Realizar um evento corporativo é como uma faca de dois gumes, e, os profissionais da área de marketing sabem muito bem disso. Quando bem realizado, pode trazer um retorno altamente satisfatório para a empresa, seja qual for o objetivo dela. Mas, caso contrário, ele pode se tornar inesquecível pela falta de organização e pelos prejuízos trazidos.
De uns tempos para cá, diversas empresas e organizações aumentaram seus investimentos em eventos de forma significativa. Elas já perceberam que um bom evento corporativo é uma verdadeira estratégia de marketing, com potencial para cativar clientes e fidelizá-los, melhorar o relacionamento com seus parceiros e fornecedores e até mesmo promover uma integração entre os funcionários da companhia.
São diversas opções de formatos de eventos que podem ser organizados para o mundo corporativo: palestras, congressos, seminários, workshops… é preciso compreender os recursos e os objetivos do evento para escolher o formato ideal para sua empresa.
Seja qual for o objetivo do evento, ele deve ser cuidadosamente planejado, de maneira que possa garantir ao seu público momentos enriquecedores!
Objetivos claros
Antes de tudo, é preciso ter em mente qual o objetivo e o público do evento. Se a ideia é lançar um novo produto, o ideal é investir em material informativo de qualidade, em um ambiente que possibilite a interação desse público com a empresa e em uma estratégia eficiente de entretenimento informativo.
Se a proposta for melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, deve-se aproveitar o momento para levar aos colaboradores externos o maior número possível de informações sobre o negócio, mostrando a eles os benefícios reais de atuarem junto a uma corporação tão interessante.
O evento pode ser também um momento perfeito para reunir os funcionários de uma empresa e promover um treinamento interativo. Para isso, criar um clima aconchegante de descontração e aproveitar para motivá-los e fazê-los participar. Quem sabe um desafio de metas com uma recompensa especial? O ideal é aproveitar o momento para divulgar as ações internas da empresa!
Boas ideias e orçamento
Definido o público do evento, é possível mensurar o número de participantes e a partir daí definir o orçamento. Se a verba destinada for uma quantia pequena, é importante defininir os fornecedores o quanto antes, isso resultará em preços menores e prazos maiores para os pagamentos.
É preciso ter em mente que um evento de grande porte está diretamente associado a um investimento compatível. Considerar que precisará de verba para coisas que vão desde a locação do espaço até para as canetas que os convidados levarão de brinde.
Uma ideia que vem ganhando popularidade nos eventos corporativos são as experiências imersivas. Neste caso, a empresa proporciona ao seu público um contato mais próximo com o produto ou procedimento empresarial, até mesmo com a própria organização do evento.
Enquetes on-line para propor temáticas aos funcionários pode ser uma boa estratégia. Mas não se deve esquecer de alinhar todas as atividades do evento ao perfil da empresa.
Planejamento
É fundamental começar a planejar com antecedência. Definir o local de acordo com a proposta do evento é o primeiro passo. Feito isso, é hora de entrar em contato com fornecedores como bufê, locadores de equipamentos de imagem e som, estandes (se houver), mobiliário e equipe de cerimonial.
Levantar toda a documentação necessária para o evento é imprescindível. Saber se irá precisar de algum tipo de licença, seguro ou alvará e providenciá-lo o quanto antes.
Também é importante conhecer o trabalho e a integridade dos serviços que se está contratando, afinal, tudo o que for pedido deve estar no espaço do evento no dia e hora marcados.
Ter uma equipe preparada para atender o público de forma coerente com a proposta do evento é necessário sempre. Faça um treinamento com a equipe, para que ela possa realmente ser útil aos convidados. Pessoas preparadas para informar e orientar são essenciais! Crie também uma equipe de apoio para palco, assim, caso os palestrantes e mestres de cerimônia precisem de alguma ajuda no evento, eles estarão de prontidão.
Planejar também com cuidado o check-in e o credenciamento para que no dia do evento dê tudo certo.
Divulgação
Todos os detalhes da organização em ordem chegou o momento de divulgar. A dica é usar e abusar das ferramentas on-line de divulgação e promoção. Além de práticas, elas garantem um acesso mais simples a informações como data, endereço e mapa de acesso, temática do evento, credenciais, entre outros.
Considere encontrar comunidades on-line que ressoam com os interesses do seu público. Se o evento é sobre e-commerce, vale a pena divulgá-lo em fóruns e comunidades de redes sociais sobre o assunto. Outras ferramentas que podem ser utilizados são:
– E-mail marketing segmentado: Envie um convite para todos os contatos que existam dentro da indústria. E-mail marketing funciona muito bem.
– Facebook Ads: Encontre pessoas possivelmente interessadas em assuntos relacionadas ao seu evento e faça um artigo para elas.
– Google Adwords: Anunciar para as pessoas que estão buscando por informações relacionadas ao seu evento;
– Conteúdo/SEO: Crie um blog do evento, envie artigos como autor convidado para outros blogs, e, assim, atraia seu público-alvo. Este conteúdo será indexado pelos buscadores e gerará mais tráfego.
Na hora do evento
Chegou o grande dia! Para que tudo ocorra bem, alguns pontos devem ser checados. Certifique-se de que a equipe entendeu as recomendações e estão a postos para receber o público. Verifique também que todos os equipamentos estão funcionando corretamente e que o necessário para o check-in está em ordem.
Pós-evento
Após a realização do evento, analise se tudo ocorreu segundo o esperado. Faça uma pesquisa com os participantes para saber qual a opinião deles. Levante os pontos positivos e negativos da ação e procure melhorar com eles.
O mais importante para o sucesso de um evento corporativo é contratar uma agência especializada no assunto. Muitas vezes, com receio de gastar um pouco mais, acaba-se pagando um preço muito alto quando se contrata quem não é especialista.
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