Comunicação ou simplesmente e-mail?

José Paulo Moreira de Oliveira*

Antes de embarcar nesta nova aventura, quero explicar o que me motivou a escrever sobre o assunto. Por mais que leia sobre o uso do e-mail, não consigo fugir da incômoda sensação de que recebemos de presente uma nova tecnologia, que veio sem o manual de instruções de uso. E assim vamos criando aleatoriamente nossas próprias regras, como se fôssemos bárbaros novos, eternamente fascinados com nossos novos brinquedos. No entanto, é da maior importância entender como tirar o melhor proveito da ferramenta, em função das seguintes constatações:

* O e-mail veio para ficar

Hoje, escreve-se como nunca: em casa, no trabalho, na rua, na escola.  E até mesmo nos lugares mais impensáveis como, por exemplo, em pleno Teatro Municipal, no meio da ópera Romeu e Julieta, que parece ter sido deixada em último plano por duas ávidas internautas, que se sentaram a meu lado na plateia, ontem à noite. Pobre Shakespeare, que certamente queimou muitos neurônios para criar uma linda história de amor para deleite da humanidade!  Pobre orquestra e pobre corpo de baile, que ensaiaram horas a fio para tentar nos comover com sonoridade e plástica impecáveis.  Pobre coro e pobres sopranos, contraltos, barítonos e tenores, que desgastaram inutilmente suas sensíveis cordas vocais para sucumbir diante dos iPods e dos irresistíveis apelos dos teclados dos celulares…

* A comunicação eletrônica tende a substituir implacavelmente a cultura do papel

Até mesmo o Judiciário brasileiro, provecta e conservadora instituição, tradicionalmente infensa a mudanças, não conseguiu resistir ao canto da sereia. Tanto isso é verdade que uma das metas para 2010 é de “realizar, por meio eletrônico 90% das comunicações oficiais entre os órgãos do Poder Judiciário, inclusive cartas precatórias e de ordem”. Até tu, Brutus?

* É preciso usar com inteligência a parafernália eletrônica

A linguagem empregada nas redes sociais tende a transformar o Brasil num imenso blog, onde ‘twittar’ pode perigosamente substituir outras formas verbais de uso mais restrito como, por exemplo: pensar, refletir, avaliar, discernir, criticar, concluir.

Êpa! Pera aí! Que ninguém venha me contra-atacar pelos flancos, imputando a mim a pecha de homem da pedra lascada, último bastião da moral e dos bons costumes, abutre conservador, membro da TFP e outros epítetos menos votados.

Sou um dos maiores entusiastas da comunicação eletrônica, que, entre “otras ‘cositas más” me permitiu chegar até você, agora. O problema é que, se não atentarmos para o uso correto da ferramenta, vamos perder uma bela oportunidade de melhorar nossos processos comunicativos. Vai daí que resolvi passar algumas dicas sobre e-mail – hoje apenas duas – que o espaço para escrever e o tempo de que você dispõe para ler continuam cada vez mais escassos.

* Decida se o e-mail é o meio de comunicação mais adequado

O uso abusivo do e-mail tende a substituir um simples telefonema. A situação descrita a seguir está virando regra geral:

E-mail 1 (do cliente) – Professor, precisamos falar urgentemente com o senhor.

Telefonema 1 (do ingênuo professor) – Ninguém responde.

E-mail 1(do solícito professor) – Acabo de receber um e-mail de vocês. Como ninguém respondeu a meu telefonema, gostaria de saber do que se trata.

E-mail 2 (do cliente) – É que vamos ter de remarcar nossa reunião programada para o dia 10. Que dia o senhor pode?

Telefonema 2 (do insistente professor) – Ninguém responde.

E-mail 2 (do resignado professor) – Podemos fazer a reunião, no dia 11, à tarde. Pode ser assim?

E-mail 3 (do cliente) – Dia 11 ? Não pode. Mas que tal o dia 13, na parte da tarde?

Telefonema 3 (do perseverante professor) – Ninguém responde.

E-mail 4 (do chato do professor). Segue anexo um calendário, com as datas disponíveis para nossa reunião. Assim que chegarmos a um consenso, me mande um e-mail com a data escolhida. Pode ficar tranquilo, que, em seguida, mando um novo e-mail para confirmar. Se tudo estiver certo, me mande um outro e-mail, com o seu de acordo.

E de e-mail em e-mail vamos perdendo um tempo precioso, criando barreiras eletrônicas para resolver problemas simples, que poderiam ser resolvidos com um simples telefonema. Lembre-se: deixar de atender a um telefonema é tão ruim quanto deixar de responder a um e-mail. A comunicação eletrônica foi criada para facilitar nossas vidas e economizar nosso tempo – e não para desperdiçá-lo com mensagens fragmentadas e de eficácia duvidosa.

* E por falar em tempo … Respeite o tempo do leitor

Mensagens por e-mail devem ser curtas e simples, o que não quer dizer necessariamente mensagens telegráficas. Assegure-se de que o texto de seu e-mail seja capaz de responder às três perguntas mágicas:

1.     O que o leitor precisa saber?

2.    Para que o leitor precisa dessas informações?

3.    Que tipo de conhecimento o leitor tem do assunto?

Separe o trigo do joio, enviando o acessório para os anexos. Dê ao leitor a oportunidade de decidir sobre a conveniência ou não de ler tudo aquilo que você considera apenas como complemento da informação principal.

Seja bem específico na redação do subject para que o leitor saiba de imediato qual a razão de ser de seu e-mail e que informação você quer passar. Quanto ao texto em si, comece pelo essencial e diga depois o importante. O acessório? Mande para os anexos.

Fuja da linguagem do chat. Ainda que óbvias e de uso corrente, evite abreviaturas, em situações formais de comunicação. Emoticons? Nem pensar! Leia seu texto várias vezes para evitar erros gramaticais, capazes de comprometer sua credibilidade perante o leitor. Quantas oportunidades você perdeu na vida, por não ter usado a roupa adequada à festa para a qual foi convidado? Lembre-se de que sua linguagem representa metaforicamente a roupa que você vai usar na festa da comunicação. Nada contra jeans ou sandália de dedo. Mas também nada contra o esporte fino, o terno e gravata ou até mesmo o smoking. Tudo vai depender do contexto, da situação e do ambiente onde você vai interagir. Simplesmente transpor a linguagem dos chats para a comunicação corporativa é tão inconveniente como ficar teclando no celular durante a exibição do Romeu e Julieta. Mais do que uma questão de educação, é uma questão de bom-senso.