Por Verônica Durães.
Falar sobre processos, seja ele no âmbito organizacional público ou privado, talvez ainda seja um paradigma. Fato é: precisamos mapear processos e entender o desenho do nosso trabalho.
Além do atual volume de informações gerados na sociedade, do aumento da oferta de serviços, do alto nível de qualidade e pontualidade, as empresas sentem a necessidade de se reinventarem a cada dia para atingirem um melhor desempenho e sobrevivência.
Nos dias de hoje, é muito comum encontrar empresas, na grande maioria pequenas e médias, que cresceram de forma desordenada e com uma visão míope do entendimento da real importância dos processos.
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Neste contexto, sabe-se que a concorrência está cada vez mais acirrada, privilegiando as empresas dinâmicas, em detrimento das menos ágeis. E para poder competir neste mercado, as organizações precisam se organizar para obter a melhor performance e resultados em seus produtos/serviços, investindo assim em seus processos organizacionais, pois quanto melhor o desempenho, melhores resultados e mais rentabilidade.
Qual a importância dos processos em um ambiente organizacional? A gestão de processos nada mais é que uma forma de gerenciar com eficiência as atividades rotineiras da empresa. Assegurar que os procedimentos sejam executados de forma clara, eficiente e principalmente em total sinergia com os objetivos estratégicos e de produção.
É fundamental para a organização atingir as suas metas e agregar valor aos seus clientes. Além disso, são inúmeras as vantagens da gestão de processos, como a visão corporativa (difusão e implementação das estratégias da empresa), comunicação assertiva entre departamentos, aumento da produtividade e qualidade do serviço, redução do retrabalho interno e eficiência da equipe, entendimento dos gargalos existentes na execução das atividades e melhor gestão de pessoas.
Ao mapear processos é possível obter o melhor entendimento do funcionamento da organização. Com o conhecimento detalhado e suas particularidades é possível levantar informações para as tomadas de decisão, definir melhor as responsabilidades.
O mapeamento é fundamental para identificação dos processos essenciais e para análise sistêmica das organizações. Constitui-se análise de dados medindo o fluxo de trabalho, esperas e duração do ciclo (previsão), dados e informações, pessoas envolvidas e visão das relações e dependências.
O mapeamento possibilita desenhar, representar uma sequência de processos, subprocessos, atividades, tarefas para: entender, documentar e medir através da elaboração de um fluxograma para melhor representar este trabalho, também chamada diagramação lógica ou de fluxo.
Esta é uma ferramenta inestimável para se entender o funcionamento interno e o relacionamento entre os processos empresariais. O objetivo de se fazer e analisar um fluxograma é adquirir conhecimento sobre o processo, para definir e implementar processos de aperfeiçoamento do mesmo.
Para a implementação da gestão de processos, é preciso comprometimento dos funcionários, pois toda mudança é crítica, já que se traduz em ruptura, implica em sair da zona de conforto, gerando muitas vezes resistência. Por isso, é necessário que as pessoas sejam envolvidas e que sintam parte da mudança, tenham entendimento do seu papel no novo contexto, não somente entendendo o como, mas o por quê, para quê e para quem são realizadas suas atividades.
Este fator deveria estar em maior evidência, mas não está, porque hoje, o principal diferencial entre as empresas não são as ferramentas tecnológicas e sim a valorização do conhecimento coletivo, das soluções criativas, valores, atitudes e motivação das pessoas que as integram, tudo para proporcionar o resultado final e a satisfação dos clientes.
Esse movimento exige mudanças não apenas cultural, mas também na estrutura organizacional da definição adequada de papeis e responsabilidades, na necessidade de adquirir novos conhecimentos e habilidades, nas relações de negociação e subordinação e nas práticas cotidianas.
Portanto, é fundamental a importância da transparência e do compartilhamento das informações geradas pela empresa. E para que tudo funcione como uma engrenagem perfeita é preciso que o gestor tenha flexibilidade para adaptação e capacidade de criar alternativas viáveis e sensibilidade para lidar com diferenças individuais presentes nas equipes. E, além de tudo, ser um líder para dar confiabilidade ao processo de mudança.
Neste contexto é que reafirmamos que o mapeamento de processos é a uma ferramenta inestimável de gestão e entendimento do funcionamento e estratégia organizacional.
Após o mapeamento podemos ter como benefício macro um diagnóstico e plano de ação que tem por objetivo dentro da organização ações como a diminuição do retrabalho e erros cotidianos, automatização de atividades rotineiras e repetitivas – fomentando a produtividade; bem como o desenvolvimento de uma força de trabalho cada vez mais informada e com foco em resultados.
