O ano está começando e Promoview não quer que em 2011 você fique depedente do e-mail, que, sem dúvida, é uma das tecnologias recentes que mais dominou a vida das pessoas. Ele é uma unanimidade, praticamente todo mundo tem. O problema é que o e-mail virou um vício. Para muitas pessoas, ficar sem verificar seus e-mails por algumas horas dá tremedeira no corpo, quase um processo de abstinência. Nas empresas ele se tornou o maior ladrão corporativo da produtividade (quase empatado com as reuniões).
Seu uso incorreto é padrão: todo mundo copia todo mundo, volume desnecessário, pessoas ansiosas que mandam e conseguem ligar antes do e-mail chegar, pessoas que usam para tirar a sua responsabilidade da reta, caixas postais lotadas e muitos outros erros que oele proporciona.
Um novo estudo confirma que a forma que você lida com essa tecnologia na sua vida afeta seu estresse e sua performance no trabalho. Pesquisadores de Stanford e da Boston University descobriram que não é a quantidade, mas o que você faz com seus e-mails que é o problema. Eles disseram que o que realmente importa não são quantos e-mails você recebe, mas quanto tempo gasta respondendo eles, quanto mais tempo mais estresse.
Nosso foco tem de ser na redução do tempo que lidamos com e-mail e para isso existem diversas estratégias. Separei as quatro que considero mais importantes, para você aplicar:
• Veja a sua caixa de e-mails a cada duas horas – Se você ficar com ela aberta a todo o momento, seu nível de estresse vai aumentar, o que vai fazer com que você se multitarefe. Esse é o pior hábito que o profissional pode ter para perder o controle do seu tempo. Se a coisa for urgente de verdade, as pessoas vão te ligar. Se as pessoas não podem esperar duas horas para obter uma resposta, o seu problema não é o e-mail, pense nisso.
• Escreva pouco e de forma objetiva – As pessoas que recebem minhas respostas já perceberam que não escrevo mais do que três ou quatro parágrafos. Se o assunto é longo eu ligo ou agendo pessoalmente, não perco tempo escrevendo. Adotei esse modelo para entrevistas, sempre que possível evito responder via e-mail e faço por telefone. Ninguém mais tem paciência e tempo para ler e-mails muito longos, pode reparar que quanto mais longo seu e-mail, mais tempo ele demora a ser respondido.
• Meta de ver o branco da caixa de entrada – Isso significa que sua “Inbox” deve ter menos e-mails do que a capacidade de uma tela, para você poder ver o branco que fica quando você tem poucas mensagens. Para isso, nesses horários foque em transformar seus e-mails em tarefas, reuniões, informações (pastas) ou simplesmente em lixo. Nada de trabalhar por e-mail, trabalhe por tarefas priorizadas.
• Troque o e-mail por outros meios – A tendência é o e-mail deixar de existir nos próximos anos e isso vai acontecer pelo uso de ferramentas como o Messenger, ferramentas de colaboração com um Neotriad, softwares de escritório como o Word on-line, compartilhamento de documentos, etc. Sempre que possível, pense em como evitar mandar um e-mail por intermédio de outra forma de comunicação.
O bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo do improdutivo. Pense nisso e procure ajustar seus hábitos para que você tenha um ano novo mais produtivo e com menos estresse.
Fonte: Julio Feijó.
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