Quem trabalha com live marketing já sabe, seja qual for o tipo de evento: esportivo, convenção, show, meetup, tech, cursos, palestras, ao ar livre, etc., quando o dia “D” chega, tudo pode acontecer.
Os instrutores do Curso de Live Marketing sempre reforçam que os profissionais deste setor não podem nunca ser surpreendidos por acontecimentos para os quais não estejam preparados, ou seja, é preciso Plano B – o melhor, quase sempre, é o Plano A dar certo. Isso porque eles, especialistas que são, sabem ou já vivenciaram casos em que um pequeno detalhe causou um grande estrago.
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Foto: Reprodução/Google.
Por isso, criaram um high light com dicas que podem evitar alguns desses imprevistos e salvar meses de trabalho dedicados ao planejamento, negociação com fornecedores e todo o cuidado de cada detalhe de um evento, ação ou campanha..
Veja com atenção esses pontos, e, se quiser se aprofundar e conhecer mais, participe dos cursos de Live Marketing dirigidos pelo Tony Coelho, que estão acontecendo em todo País.
Tony dividiu para nós, em três blocos, essa análise: Ações que repercutem na rede. Estamos ao vivo (comunicação e redes sociais); No detalhe é que mora o perigo (fornecedores, espaço e serviços); e Eventos Indoor. Palestra, Painel Seminário… (atrações, participantes, palestrantes, etc).
Ações que Repercutem na Rede. Estamos ao Vivo
1. Atualize sempre: Redes sociais são espaços on-line, real time, então, atualize-as regularmente, lembrando que o dia do evento chegou, incluindo mapa e orientações sobre como chegar a ele;
2. Envie e-mails ou notifique os seus participantes de seu evento, lembrando-os do encontro que acontecera? mais tarde.
3. Ilustre com imagens dos acontecimentos de seu evento com postagens nas redes sociais durante as primeiras horas. Isso mostra que ele esta? acontecendo e atrai a atenção da galera que o acompanha. E não esqueça de mandar textos e fotos para publicação no Promoview, hein!
No Detalhe é que Mora o Perigo
4. Você é o gestor, o dono do evento, o produtor executivo? Beleza. Não chegue em cima da hora não. No dia do evento, chegue bem antes de tudo começar. Se ele é à noite, chegue pela manhã, se é pela manhã, esteja lá no dia anterior. Confira o local do seu evento e confirme que esta? tudo em ordem para a realização. O olhar do dono é fundamental;
5. Faça uma reunião com a sua equipe de produção e faça uma passagem do evento, soltando as trilhas, vendo a movimentação de luz e da cena no palco. Nunca é demais repassar tudo para ter certeza que todos estão em sintonia, que tudo acontecerá como tem que acontecer;
6. Entre em contato com os responsáveis pelas equipes de segurança, check-in e limpeza para confirmar horários e posições;
7. Confirme que todas as instalações de sinalização e decoração foram realizadas de acordo com o projeto apresentado ao cliente. São detalhes, né, mas aí é que mora o perigo;
8. Destaque um ponto de atendimento exclusivo para participantes com problemas de cadastro na entrada. Muitas confusões ocorrem porque todos são atendidos na mesma fila de entrada. Ora, problemas levam tempo para serem resolvidos. E quem não tem problema? Vai esperar? Não, né.
Eventos Indoor. Palestra, Painel, Seminário…
9. Seu evento vai começar… Chegue com antecedência ao local e certifique-se de que os equipamentos de áudio, vídeo e o Wi-Fi estão funcionando. Normalmente eles são cruciais nesses tipos de evento, daí, o perigo mora neles;
10. Imprima os crachás dos convidados e os deixe separados, caso tenha feito essa opção ou então prepare seu pessoal para imprimi-lo rapidamente para quem se cadastrou anteriormente. Uma dica, se possível, inclua também suas @ no Twitter ou instagran;
11. Cheque ou carregue as baterias das câmeras fotográficas e de vídeo. Muita imagem importante foi perdida por conta desse pequeno detalhe;
12. Distribua a senha do Wi-Fi para os participantes. O ideal é disponibilizá-la em local visível ou em cartão especial. Isso vai facilitar sua vida. Todo mundo pergunta;
13. Cheque, recheque e confirme com os palestrantes e apresentadores de seu evento suas participações e horários de chegada de cada um. Disponibilize um produtor só para acompanhar isso. Vai por mim, vai ajudar muito;
14. Revise o press-kit junto com a assessoria de impressa. Disponibilize o material para os jornalistas em local especial. São as pessoas que podem tornar seu evento mais importante;
15. Destaque um coordenador para acompanhar o serviço de catering;
16. Imprima ou separe um roteiro de perguntas que serão feitas aos palestrantes. Evite disponibilizar microfones para perguntas. Normalmente isso não permite muita participação. Use uma hashtag, e-mail, aplicativo ou endereço para perguntas em tempo real. Coloque alguém para decupá-las e entregue as perguntas, organizadas, ao mediador ou palestrante. Assim, mais gente pode participar;
17. Monitore o tempo de apresentação de cada participante de forma discreta, mas contundente. O ideal é mostrar quando faltam dez, cinco e um minuto, além de uma placa, física ou digital, com a informação: FIM;
18. Organize um ponto para a emissão e distribuição dos certificados de participação ao final do evento.
19. Oriente seu fotógrafo para pedidos específicos e momentos determinados que você quer que sejam registrados. O bom mesmo é fazer briefing de fotografias. Aí não tem erro;
20. Confira se todos os materiais de divulgação e dos patrocinadores estão organizados para serem entregues.
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