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Proteja seu evento, passo a passo, com a diversidade


19 de Junho de 2021

Felizmente, já avançamos um pouco em termos de consciência dos benefícios conquistados quando criamos eventos inclusivos, representativos e conectados com a realidade. 

Observamos, por exemplo, que o tema “diversidade” finalmente está saindo da caixinha de Recursos Humanos e se integrando em todos os assuntos distribuídos ao longo das programações dos eventos das empresas.

Hoje, entendemos que diversidade é vida e, sendo assim, precisa estar presente de forma transversal nos projetos, em sintonia com as pessoas, desde o planejamento até o pós-evento. E essa presença se faz cada vez mais real e necessária, principalmente nos eventos demandados pelas grandes corporações globais.

Então, vamos entender um pouco sobre como as coisas devem acontecer nesse processo de transformação, que, a partir de informações, vivências e conhecimentos, pode colocar sua agência no ranking das empresas que estão se protegendo e protegendo seus clientes, a partir de ações afirmativas neste sentido.

1. O primeiro passo é garantir que a diversidade esteja presente, tanto no quadro de colaboradores da agência, como no time do cliente. Se essa ainda não é a realidade desse grupo de trabalho, contrate e inclua, nesta força coletiva de criação e planejamento, um ou mais protagonistas de grupos minorizados (mulheres, LGBTQIA+, negros, multigerações e PcD). 

Quanto mais diverso for o grupo, maiores são as possibilidades de que o evento seja um grande sucesso de representatividade e, consequentemente, de resultados.

A realidade mostra que a ausência da base diversa é um eminente perigo para as empresas, pois é nesse começo de processo que podemos chegar a soluções equivocadas – pontos cegos – responsáveis por grandes erros empresariais. 

São deslizes fatais que podem gerar significativos prejuízos financeiros e de imagem para as agências, para as empresas, suas marcas e principalmente para as pessoas dos grupos minorizados, uma vez que a oportunidade de conscientização não foi utilizada ou então a mensagem foi passada de forma equivocada.

2. Comunicação – O Ser humano é plural, todos nós somos únicos e diferentes. Por isso, a partir de estudos, pesquisas ou estatísticas, procure entender quão diverso é o seu público e garanta que a diversidade esteja presente na comunicação, na estratégia e no palco de seu projeto.

Nada de nós, sem nós. É muito importante que o participante do seu evento se sinta abraçado pela forma, pelo conteúdo e pela causa da sua comunicação. O que mais precisamos neste momento para atrair nosso público é que ele se sinta pertencente e bem-vindo ao nosso encontro.

3. Fornecedores e parceiros – Exemplificando: é comum que uma agência tenha 50 profissionais, o cliente, 500 colaboradores e o que o projeto ou evento em questão esteja sendo criado para 3 mil pessoas. 

É claro que neste caso será necessário contratar um pequeno exército de fornecedores para garantir uma boa entrega. E é por esse motivo que todo esforço de incluir a diversidade precisa ser multiplicado para toda a cadeia produtiva do negócio.

Como essa também não é uma realidade do mercado, precisamos começar o processo de capacitação e transformação por aqueles fornecedores que estão ao nosso alcance. Então, atenção na seleção dos fornecedores ou parceiros escolhidos ou contratados, e muito investimento em tempo para incluir, treinar e capacitar toda a equipe terceirizada.

Aqui, estamos falando de todos os profissionais – desde a pessoa que monta a cenografia, o time de segurança, limpeza, manobristas, até o palestrante ou celebridade que falará em nome dos nossos clientes e de suas marcas. É preciso cuidar e preparar todos esses profissionais para que suas palavras e ações respeitem e incluam a todos.

Esta etapa traz uma ótima oportunidade de mostrar na prática os protocolos e processos que sua empresa tem para garantir a inclusão e a representatividade de diferentes pessoas no time que está organizando e entregando os eventos.

4. Durante o evento – Se os passos anteriores foram seguidos, na hora do show, a diversidade estará presente quase que de forma orgânica no palco. Os convidados, palestrantes e clientes devem ser escolhidos e distribuídos de forma diversa nos blocos e painéis (ainda existem mesas-redondas compostas só por homens brancos, por exemplo), os assuntos de especialização devem ser tratados por todos (negros falando de questões além do racismo e PcDs (pessoas com deficiência) em pautas que não estejam relacionadas estritamente à área de Recursos Humanos). 

A comunicação visual pode trazer as pessoas reais e diversas da companhia e até as atrações artísticas ou de entretenimento podem incluir e celebrar a diversidade que nos representa.

Atualmente, nesta realidade sem apertos de mão ou abraços, deve-se focar o lado positivo do mundo digital, quando podemos incluir sem custos muito mais colaboradores/participantes em nossos eventos. Se em uma convenção presencial conseguia-se reunir, por exemplo, mais de 2 mil  pessoas, no formato digital podemos abraçar e receber toda a organização. Todos em sintonia e focados nos resultados desejados.

5. No pós-evento – Registrar e promover processos de melhoria e avançar com as pautas de diversidade e inclusão, ouvir e transformar em atitudes as mensagens e sugestões dos participantes, criar ou apoiar os comitês de Diversidade & Inclusão da companhia, estabelecer metas para garantir que o processo de transformação esteja em constante evolução. 

Continuar pesquisando, informando e proporcionando experiências que vão capacitar as pessoas para que elas, por meio de ações afirmativas, possam proteger, ampliar e inovar as possibilidades do negócio.

 

Imagem: KPMG.

 

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