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As expectativas e desafios dos profissionais de eventos

As expectativas e desafios dos profissionais de eventos


4 de Maio de 2022

Neste sábado, dia 30 de abril, é comemorado o Dia do Profissional de Eventos. Foi escolhido o dia 30 de abril por ser o dia do aniversário de Caio de Alcântara Machado, precursor e responsável pela iniciativa de realizar grandes eventos no Brasil.

Leia também: Como ativar as marcas em festivais?

Segundo dados da Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC Brasil), esses profissionais atuam em uma indústria responsável por mais de 3% do PIB nacional, cuja movimentação costuma ser de mais de R$ 50 bilhões por ano e, mesmo com os impactos da pandemia, o setor permanece evoluindo.

O universo para realização de eventos envolve profissionais das mais diversas especialidades. O profissional pode ser produtor, analista, coordenador, planner, assessor, organizador, são tantos os cargos envolvidos nesse universo, que é até difícil definir, precisamente, o que o profissional de eventos faz, pois se corre o risco de deixar de lado algumas das várias atribuições.

Assim como os cargos, os tipos de eventos que existem também são os mais diversos possíveis. O setor de eventos inclui conferências, exposições, palestras, festivais, congressos, eventos híbridos ou on-line, entre muitas outras possibilidades.

Mesmo sendo um universo tão amplo, o Promoview foi conversar com alguns desses profissionais de eventos para entender os desafios de cada um deles.

Rafael Porto é Head de Marketing da Maxi, uma empresa com 26 anos de história que oferece o que há de melhor em soluções de áudio, luz e imagem para eventos.

Rafael Porto, Head de Marketing da Maxi. Foto: Divulgação

Na opinião dele, um dos principais desafios de um profissional de eventos nas áreas de áudio, luz e imagem é também uma das grandes metas da Maxi, que é sempre estar antenado ao que há de novidade no mercado.

“A tecnologia evolui muito rápido e os grandes eventos, que é perfil de evento que a gente atende, demandam cada vez mais novidade, cada vez mais o que está em alta. Isso é uma meta que a gente tem, que a gente consegue cumprir, que é estar sempre próximo dos maiores fabricantes do mundo, ter um laço bem estreito com esses fabricantes para que a gente consiga antecipar as tendências.

Rafael aponta que essa é uma palavra chave para a área que a Maxi trabalha e que para ele é mais um dos grandes desafios: conseguir antecipar as tendências para que quando o cliente solicitar uma solução de tecnologia, de áudio, luz e imagem, a empresa tenha ela para oferecer e para operar.

Ele reforça que isso deve ser feito sem nenhum tipo de problema, para que seja possível encantar o cliente em todas as entregas.

Além disso, Rafael conta que esses desafios mudam conforme o tipo de evento. “Hoje, nós da Maxi atendemos eventos corporativos, esportivos, culturais e entretenimento, eventos presenciais, híbridos e on-line, produções publicitárias, produções de cinema. Então cada evento tem a sua complexidade técnica, cada evento tem os seus desafios técnicos. É por isso que a gente investe muito na capacitação técnica dos nossos profissionais, em termos de fato os melhores equipamentos, tanto no sentido do que é novidade, do que é tendência, quanto no sentido de trabalhar com as melhores marcas”, acrescenta.

Os desafios mudam conforme cada evento, porque, segundo ele, cada evento tem sua complexidade e a Maxi atua pra que essa complexidade seja sempre algo saudável.

“A gente quer atender o maior formato, todos os formatos, os maior tipo de eventos possíveis, né? Então, essa complexidade muda, mas a gente está preparado para atuar com ela em diferentes níveis”, conclui.

Quanto aos imprevistos da área, Rafael revela que a Maxi investe muito, tanto na capacitação de profissionais técnicos, quanto na formação de profissionais para o mercado de audiovisual brasileiro.

“Inclusive a gente tem a Maxi Academy, que é uma plataforma de capacitação profissional, cem por cento gratuita e aberta ao mercado. A gente ministra cursos em parceria com os maiores fabricantes do mundo, cursos de áudio, luz, imagem, técnica, produção, tecnologia para eventos, justamente porque o risco ele sempre vai existir, né? A gente trabalha muito para que quando algum imprevisto acontecer nós estejamos preparados para atuar e para que esse imprevisto não se torne um problema. Nós atuamos para diminuir o risco, pois o risco sempre existe, finaliza.

Uma outra área de extrema importância para o setor de eventos é a gastronomia, afinal a grande maioria dos eventos oferece comida aos participantes. É nessa área que trabalha Flávio Audi Cateb, Proprietário e Diretor de Atendimento e Novos Negócios na Ferrara Eventos.

Flávio Audi Cateb, Proprietário e Diretor de Atendimento e Novos Negócios na Ferrara Eventos. Foto: Reprodução/LinkedIn

Ele cita como alguns dos principais desafios do profissional de eventos a falta de mão de obra qualificada e a insegurança na legislação trabalhista que de acordo com ele, é uma legislação atrasada e punitiva. O profissional também aponta para a alta carga de impostos que é superior à rentabilidade líquida das empresas de micro e pequeno porte.

Além disso, Flávio também critica a informalidade do setor, pois muitas empresas não têm documentação mínima exigida, contribuindo para uma concorrência desleal e fora de mercado.

Por outro lado, Flávio também afirma que alguns locais para eventos não têm planejamento para os serviços de A&B.  

“Muitos deles não tem cozinha, ou no máximo um espaço adaptado, sem condições operacionais e sanitárias, e em muitos casos não possuem nem rota de acesso aos locais de serviços, inclusive com cozinhas em andares diferentes, mas desejam ofertar serviço padrão A”, critica ele.

O amadorismo do departamento de compras de muitas empresas é mais um grande desafio, pois, segundo ele, só pensam em reduzir orçamentos sem entender que tudo tem um custo que é impossível de reduzir sem modificar estruturalmente a proposta.

O imprevisto, para Flávio, deve ser tratado com profissionalismo. Do início até a entrega do evento, ele conta que a transparência é primordial nesta fase.

“No nosso caso, temos uma enorme experiência de 23 anos atuando no setor. Desde o briefing inicial percebemos que existem algumas informações que são inconsistentes ou incompatíveis com o desejo do cliente. Neste momento fazemos uma análise das situações inviáveis e de riscos do job solicitado e apresentamos com clareza, exemplos de situações vividas, ao mesmo tempo que oferecemos soluções alternativas para cada caso. Essa consultoria funciona como uma adaptação do desejo do cliente e a realidade possível com os riscos controlados” completa ele..

A fase acima ajuda muito a controlar os imprevistos, de acordo com ele.

“Um evento nada mais é do executar as informações em serviços e produtos. Se todas as informações forem corretas ou sólidas, e os profissionais envolvidos estiverem cientes do acordado, o job correrá com poucos ou nenhum imprevisto. Resumindo, como se fala no nosso vocabulário: tem que amarrar o job e as ações”, finaliza.

O maior desafio de qualquer profissional de eventos, no ponto de vista de Rafael Mattos, Head de Inovação da MChecon, está no fator tempo.

“Independentemente da área em que ele atue é preciso resolver tudo em uma velocidade surreal e prover soluções criativas o tempo todo. O que tem nos surpreendido é como esse tempo está cada vez mais curto e atribuímos isso ao cenário pandêmico, que levam as marcas a demorarem muito para decidir se entram ou não em um evento”, alerta ele.

Outro fator desafiador para Rafael é a economia mundial que elevou absurdamente o custo da matéria-prima. Em alguns casos, ele revela que a MChecon chegou a ter um reajuste de cerca de 150%. Isso afeta muito a área de atuação da empresa, pois os eventos para os quais a MChecon faz seus projetos também são variados.

“Estandes e estruturas de PDV exigem um acabamento muito mais minucioso, que requer mais tempo de trabalho e organização, enquanto cenografia é possível resolver com soluções menos complexas e mais ágeis”, declara.

Já em relação aos imprevistos do setor, Rafael afirma que a experiência em eventos permite à MChecon criar inúmeras variáveis e consequentemente já contar com algumas soluções possíveis.

Rafael Mattos, Head de Inovação da MChecon. Foto: Divulgação.

“Mas os imprevistos são inevitáveis e sabemos que irão acontecer. Dentro de um cenário de caos, as melhores soluções estão dentro da cadeia de parceiros e fornecedores que podem nos apoiar diante das adversidades e com duas ou três ligações conseguimos muito apoio, o que acelera muito na construção das soluções”, conclui.

Por fim, em relação a como o setor de eventos está agora que a pandemia acabou o que enxergam para o futuro, cada um tem uma visão um pouco diferente, embora concordem em muitos pontos.

“Acredito que até o meio do ano em termos de volume de eventos e valor de faturamento sim. Para nós, Março e Abril, já foram meses dentro de nossa média de 2016 a 2019. A questão é quando conseguiremos recuperar a lucratividade que neste momento está muito baixa, por causa dos aumentos de custos diretamente ligados a nossa cadeia, como mão de obra, transporte, logística, insumos em geral, além de locações de utensílios e equipamentos. São raros os Jobs que conseguimos repassar parte desses aumentos a nossos clientes, o que nos leva a recusar alguns eventos onde a margem de lucro seria próxima de zero”, disse Flávio, da Ferrara Eventos.

“Vejo que o volume de demandas voltou, mas com uma restrição orçamentária que prejudica muito o desempenho. Basta olharmos para todas as feiras que já temos no calendário. Temos elas todas repletas de expositores, mas com projetos menos robustos que antes” revela Rafael Mattos

“Isso é uma consequência das incertezas que a pandemia deixou. As marcas decidem entrar em um evento sem ter plena certeza de que ele vai acontecer ou se ele irá atrair a mesma quantidade de público que antes”, conclui ele.

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