Foi necessária uma adaptação radical às novas regras do jogo tanto por parte dos compradores e demandantes de eventos (empresas, organizadores e promotores), quanto por parte dos fornecedores deste mercado.
Todos, sem exceção, tiveram que se ajustar às novas tecnologias, digitalização, ambientes online e outras tendências que se tornaram realidade muito rapidamente, em detrimento de uma transformação mais lenta e gradual que naturalmente aconteceria, mesmo sem a pandemia.
Ainda que com alguns sustos e dificuldades, muitos já conseguiram se adaptar e encontraram grandes vantagens nesta nova maneira de pensar e executar eventos, enquanto outros ainda torcem a cada dia pela retomada dos formatos presenciais “como antes”.
Por enquanto, creio que a maioria das empresas e organizadores já aceitou que os eventos permanecerão predominantemente digitais até pelo menos o fim de 2021, tendo em vista compromissos firmados recentemente por governadores de alguns dos maiores Estados do país, de que toda a população adulta terá acesso à vacina até o fim de outubro.
Mas e depois, o que acontece? Ampla vacinação significa que estaremos livres de riscos para retomar os eventos presenciais ou, ao menos, fazê-los de forma híbrida (onde alguns participantes encontram-se presencialmente em centros de eventos, enquanto outros – geralmente a maioria – assistem o mesmo evento de suas casas)?
Se ainda houver riscos, qual será o momento correto para que as empresas optem por voltar a ter alguma presença em ambientes físicos, deixando de ser 100% formato digital?
Ainda são muitas as perguntas. No entanto, tudo leva a crer que o próximo ano já será diferente para o mercado de eventos, com uma retomada gradual do presencial. E com a mudança de cenário, as companhias deverão segmentar os seus eventos.
Quais serão realizados na modalidade predominantemente on-line? Quais serão híbridos e quais serão presenciais? A tendência é que treinamentos, pequenos debates, reuniões executivas, entre outros eventos de menor porte, permaneçam quase que 100% digitais, enquanto os encontros de médio e grande porte voltem para suas estruturas físicas, somados à presença virtual, a fim de aumentar capilaridade e garantir que mais pessoas tenham acesso ao conteúdo, independente de onde estiverem.
Uma coisa é certa: A tecnologia veio para ficar, ora como único meio de transmissão do evento, ora para complementar e capilarizar a experiência do público no presencial.
Dados recentes da consultoria Grand View Research corroboram essa visão promissora sobre o mercado. A estimativa é que o setor de eventos virtuais alcance um crescimento de aproximadamente 1000% na próxima década, saltando de US$ 78 bilhões em 2020 para US$ 774 bilhões em 2030.
A projeção aponta ainda para um mercado mais eficiente com o passar do tempo. Isto é, haverá maiores investimentos em tecnologia e esse desenvolvimento do mercado irá trazer mais benefícios para as empresas que optam pelo on-line e os resultados que elas procuram.
Comparado a um evento presencial, as vantagens de um formato on-line para as empresas são inúmeras. Entre as principais estão a redução de custos, dado que não há gastos com deslocamento de palestrantes ou convidados, e a ampliação do alcance, uma vez que fica mais fácil atingir milhares de pessoas no online do que no presencial.
Além disso, há ainda o acesso a resultados e métricas que se tornam acionáveis pós evento, já que a empresa tem disponíveis informações precisas de presença e engajamento do público – sempre em conformidade com Leis de Segurança da Informação e Proteção de Dados – que podem ensinar muito sobre seus clientes e o conteúdo transmitido, permitindo uma melhoria contínua da qualidade do evento como um todo.
Para oferecer a melhor experiência para quem participa, a premissa é fazer eventos com um propósito – não apenas por fazer. É essencial ter um motivo, um objetivo claro e bem definido para realização daquele evento, para aquele público, naquele momento, e ter métricas de resultado bem definidas e mensuráveis. Se a empresa possui essas respostas, a tecnologia para realização do evento digital atuará a seu favor.
Tudo o que é medido pode ser melhorado, e uma das principais vantagens do evento no ambiente digital é exatamente a possibilidade de avaliar e aprender com estas métricas. Com isso, o organizador continua aprimorando e refinando sempre a qualidade dos conteúdos.
Da necessidade de se reinventar, o setor evoluiu e continuará bastante aquecido nos próximos anos, se desenvolvendo à medida que novas tecnologias surgem. Tempos incríveis estão por vir.
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