O que as agências de live marketing gostariam que os clientes soubessem antes da contratação

Saber escolher uma agência de live marketing pode parecer fácil, mas é um processo que precisa de muita estudo e, principalmente, atenção aos detalhes. O papel das agências deixou de ser apenas o de executoras de eventos ou ativações. Hoje, elas entregam jornadas de conexão emocional, gerando valor e impacto de negócio.

Pensando nisso, o Promoview convidou Cristiana Gil, Chief Operating Officer (COO) da Eventesse, Ed Sequim, Chief Delivery Officer (CDO) da Fibra.ag e Hebert Lacava, Diretor Geral da Acuca para desvendaram o que as agências gostariam que os contratantes soubessem antes de fecharem qualquer negócio. O resultado foi um verdadeiro manual para quem deseja uma parceria mais estratégica, criativa e bem-sucedida.

Critérios de avaliação

Antes de tudo, o contratante precisa entender as suas próprias necessidades e o real objetivo com a ação. Depois, de acordo com a Ed Sequim, Chief Delivery Officer (CDO) da Fibra.ag, existem três principais critérios que precisam ser avaliados:

• Experiência e Portfólio Alinhados: aqui, o relevante não é a quantidade de cases que a agência possui, mas o alinhamento com o projeto que o contratante deseja. “O portfólio demonstra não só criatividade, mas também a capacidade de execução de qualidade e, mais importante, resultados para os clientes”.
• Capacidade Estratégica e Criativa: live marketing não é apenas ações no offline, é sobre construir uma narrativa que engaje e gere impacto. “A agência tem um pensamento estratégico robusto? Ela consegue transformar seu desafio em uma ideia original e, ao mesmo tempo, eficaz?”, questiona.
• Transparência de Processos e Relacionamento: a agência precisa demonstrar abertura sobre o seu processo de trabalho e seus fluxos de comunicação. “Se houver dúvidas, elas são sanadas com clareza e rapidez? Uma parceria saudável exige que todas as cartas estejam na mesa, garantindo total entendimento e fluidez. Se o processo interno da agência é um mistério, já acende um alerta”, avisa.

Cristiana Gil, Chief Operating Officer (COO) da Eventesse, ainda completa a lista, apontando como “certificar-se se a agência tem capacidade técnica, recursos tecnológicos e financeiros adequados para o atendimento ao projeto” e “pesquisar referências e avaliações de outros clientes para analisar a reputação no mercado e garantir confiança na parceria”, também são fatores essenciais.

A importância de entender o seu briefing

É muito difícil, ou quase impossível, explicar uma coisa que você mesmo não sabe como funciona. E isso também vale para o processo de contratação de uma agência de live marketing. Ter as metas muito claras é o primeiro passo guiar o processo de uma maneira assertiva.

Se você não tem claro o que quer, dificilmente a agência irá atender as suas expectativas ou objetivos. Um bom briefing é fundamental para guiar o processo de forma mais assertiva, entender quais são as dores, o que já foi feito no passado, o que os concorrentes estão fazendo, ter claro os objetivos e um budget pré estabelecido para alinhar as expectativas. Muitas vezes o cliente não tem claro o meio, mas precisa saber o fim

Hebert Lacava, Diretor Geral da Acuca.

E Ed Sequim ainda exemplifica: “Entender bem o próprio objetivo da ação antes de procurar uma agência é o alicerce para uma contratação bem-sucedida. Imagine construir uma casa sem um projeto claro: o resultado pode ser caótico, custoso e não atender às suas expectativas”.

Como reconhecer uma boa agência

Quando o assunto é saber identificar uma boa agência de live marketing, cada profissional possui o seu critério, mas as ideias convergem sobre técnica, criatividade e inovação, trazendo luz para os fatores como primordiais na hora do contratante fazer a escolha.

Para Hebert Lacava, o que diferencia uma boa agência é “a qualidade dos profissionais que compõe o time, o potencial criativo e técnico das entregas, mas, acima de tudo, o quanto a agência tem sinergia com o cliente, pois no final é essa relação que vai garantir que as entregas sejam as melhores”.

Já para o CDO, o diferencial está na capacidade da agência ser uma parceira estratégica e não apenas uma fornecedora de serviços. “Essa diferenciação se manifesta em alguns pilares, como inteligência conectiva e colaborativa; capacidade de inovação e adaptação; foco em resultados e não apenas em produção e transparência”, destrincha.

Uma boa agência de live marketing se diferencia pela sua criatividade para criar experiências memoráveis, pela sua capacidade de entender e alinhar estratégias aos objetivos do cliente, e pela excelência na execução técnica e logística. Além disso, destaca-se pela inovação, agilidade na comunicação, entendimento do público-alvo e habilidade de transformar ideias em ações impactantes que gerem resultados concretos para a marca

Cristiana Gil, Chief Operating Officer (COO) da Eventesse

O portfólio é suficiente?

Como dito anteriormente, na hora de escolher uma agência de live marketing para ser parceira de um projeto, olhar apenas para o portfólio não é suficiente. A análise precisa ir além. Ed traz uma lista com os fatores que precisam estar na checklist do contratante:

• Cases detalhados e relevância: peça para a agência apresentar cases que sejam relevantes para o seu desafio. “Não basta mostrar que fez um evento enorme; é preciso entender o problema que aquele evento resolveu, a estratégia por trás, os desafios enfrentados e, o mais importante, os resultados mensuráveis alcançados. Um case que detalha o ROI, o engajamento gerado ou o impacto na percepção de marca é muito mais valioso”.

• Prêmios e reconhecimentos: prêmios são indicadores de excelência e reconhecimento do mercado. Eles mostram que a agência tem um trabalho que se destaca. “Contudo, avalie a relevância do prêmio e se ele realmente reflete a capacidade da agência de entregar o que você precisa”.
• Estrutura e capacidade operacional: avalie se a agência tem a estrutura física e tecnológica para suportar seu projeto, além de sistemas e ferramentas que garantem a eficiência e a transparência nos processos, como plataformas de gestão de projetos ou sistemas financeiros claros.
• Equipe interna e talentos: conheça sobre as pessoas que trabalhão no seu projeto. “Pergunte sobre a cultura da agência, como a equipe colabora, e se há uma inteligência que conecta diferentes áreas de conhecimento”.
• Processos de gestão e metodologia de trabalho: entenda como a agência gerencia projetos, metodologias e se ela utiliza ferramentas que facilitam a comunicação e o acompanhamento. “Uma agência com processos bem definidos garante que o projeto seguirá um fluxo lógico, com responsabilidades claras e entregas dentro do prazo e do orçamento”.

O que esperar do relacionamento com a agência

Mesmo com prestações de serviços envolvidas, o contratante que enxerga a agência como uma parceira estratégica pode ter resultados superiores por ir além de um processo criativo pontual. “O fato é que quando vc se relaciona integralmente com agência, os times viram complementares e o processo de co-criação atrai o melhor do time e consequentemente um melhor resultado dentro do investimento necessário, sem desperdícios“, diz o Diretor Geral da Acuca.

Da mesma forma, para a COO, essa parceria pode gerar um relacionamento baseado em uma comunicação direta e transparente, maior alinhamento, eficiência e sucesso das ações de live marketing:

“A agência deve atuar como um consultor confiável, oferecendo sugestões, ouvindo suas necessidades e ajustando as ações conforme o feedback. O processo ideal de trabalho colaborativo envolve etapas bem planejadas, como definição de objetivos, criação de estratégias, acompanhamento contínuo, ajustes durante a execução e avaliação dos resultados”.

Erros mais comuns dos contratantes

Segundo os especialistas, os erros cometidos por contratantes iniciantes acabam sendo os mesmos. E, por mais simples que pareçam, podem influenciar, e muito, na qualidade e desenvolvimento do projeto. Entre eles, os principais erros são:

• Briefigs incompletos ou com informações incorretas;
• Falta de budget;
• Prazos de entregas muito curtos;
• Processos de decisão demorados.

Cristina ainda completa a lista: “outros erros incluem não acompanhar de perto o desenvolvimento do projeto, subestimar a importância do alinhamento estratégico e cultural, e deixar de definir métricas de sucesso claras”.

Perguntas fundamentais

Por fim, para tornar o processo mais transparente e evitar surpresas ao longo da execução do projeto, os executivos recomendam que o cliente vá além do valor final e aprofunde a discussão sobre custos, entregas e condições de trabalho.

Herbet sugere começar verificando se tudo o que o projeto exige está realmente contemplado no escopo e no orçamento apresentado. Também é essencial entender se a agência comparou diferentes fornecedores para garantir competitividade e manter uma política de pagamento viável para toda a cadeia produtiva.

Ed Sequim detalha uma série de perguntas que ajudam o contratante a garantir clareza financeira e operacional:

• O orçamento está discriminado por item?
• Quais taxas fixas a agência cobra (como fee de gestão)?
• Há taxas de antecipação de pagamento?
• Como é feita a homologação e seleção dos fornecedores?
• O que está ou não está incluso no escopo?
• Quantas rodadas de revisão estão previstas?
• Quais os riscos do projeto e como serão mitigados?
• Como será feito o acompanhamento financeiro durante a execução?

A COO reforça que é fundamental esclarecer quais entregáveis estão inclusos, se podem surgir custos adicionais, e como será feita a medição dos resultados. Também recomenda solicitar um cronograma completo das ações, para que o cliente acompanhe todas as etapas do projeto com previsibilidade.