Infraestrutura: O Santo Graal dos eventos !

01/12/2018


Hoje em dia, qualquer gestor de eventos, seja ele uma pessoa responsável em elaborar os briefings ou seja o outro lado do balcão, alguém responsável por executar os briefings tem plena consciência da importância da infraestrutura para o sucesso de cada evento e em decorrência das estratégias das marcas envolvidas.

Mas quando falamos em infraestrutura para eventos temos que analisar que não podemos nos limitar somente à área física de realização (sala do hotel, pavilhão de feiras, etc.) e sim ter um olhar mais amplo para entender o contexto que o evento está inserido...

Qual é a distância que os convidados terão de percorrer até chegar ao local?

Existe segurança física na região e arredores?

Como está o conforto térmico e acústico na região e no local?

Quem são as parcerias fundamentais que precisam ser elaboradas?

A segurança administrativa (apólices e alvarás) existe? Está atualizada?

São realmente muitos fatores que extrapolam a relação de custo-benefício da locação do espaço.

Por favor, levante a mão quem nunca enfrentou uma situação negativa neste sentido que o fez mudar de comportamento para o resto da sua vida profissional? Ambulância específica para cada 1.500 pessoas presentes ao evento? Exagero? Até o momento que algo sério aconteça e ela se faça necessária.               

E o alvará de funcionamento? Burocrático com certeza, mas ter que terminar o seu evento no meio pela falta daquela autorização é o pesadelo de qualquer organizador de eventos em qualquer país do mundo na minha opinião. Não meça esforços e tempo nestas atividades ditas secundárias.

É neste sentido que coloco a discussão sobre qual é a infraestrutura necessária para a realização de qualquer tipo de evento. É o custo o fator principal? É a disponibilidade de datas o fator primordial?

Quais são os fatores que são passíveis de gestão pelas equipes envolvidas e quais são os fatores que não possuem gestão e podem influenciar? Pense em uma chuva forte no final de tarde e ruas alagadas na região que você está organizando um evento. Caótica esta situação!  Ou os convidados estarem entrando no local e uma queda de energia acontece?

A quem o setor de eventos deveria procurar para fazer uma lista de reivindicações sobre infraestrutura? Os órgãos associativos fazem esta função (Ubrafe/Ampro)? Como podemos evoluir para que as eventuais necessidades se transformem em um claro plano de ação?

Ou seja, muitas dúvidas e poucas respostas, mas tenho certeza que em um momento de aquecimento da economia como os próximos anos prometem, o setor de live marketing estará mais atuante do que nunca.

Só espero que as mazelas do setor não fiquem ainda mais evidentes em um momento de crescimento. Afinal, o live marketing não é para os fracos!

Fonte: Redação.