Os elos fundamentais para a realização de um evento

28/05/2019


A criação, o planejamento e a entrega de um evento possuem caminhos, que para muitos é um mistério e para outros um problema matemático. Porém, é sabido, que um novo desafio surge a cada briefing.

Um projeto inovador de eventos nasce a  partir de uma semente plantada em terreno fértil, onde tenha todas as condições necessárias para crescer de forma estruturada e eficiente, não faltando ingredientes e mãos para que todas as suas fases de crescimento sejam assistidas e cuidadas até a sua florada.

elos fundamentais de um evento

Apresentamos os 3 elos que ajudam o projeto se fortalecer em cada uma das suas fases: do pré ao pós-evento passando, pelo trans-evento.

1º Elo – Cliente, agência e fornecedor

O que faz o elo ser eficiente entre estes diferentes olhares do evento é o briefing.

O briefing é terra fértil.

Ele precisa ser bem feito pelo cliente, com informações técnicas, objetivos e estratégias claras ou seja, o cliente tem que contar realmente o que deseja entregar, seja conteúdo ou treinamento da sua equipe em uma convenção, seja uma experiência de ativação ou simplesmente um brinde.

O cliente deve trazer o histórico da empresa e dos seus eventos realizados, ações positivas e negativas anteriores realizadas, o conceito a ser trabalhado, e, principalmente, o que ele espera de inovação para a entrega.

Cabe ao time formado pela agência e fornecedores a interpretação inteligente desse briefing, decodificando seus pontos fortes de maneira assertiva.

O objetivo da análise do briefing é chegar no objeto de estudo, que é o foco, o eixo central da investigação - no problema do briefing. Sem essa definição clara do objeto de estudo, o processo gera confusão, perda de tempo e muitas vezes foco errado na criação do projeto.

A partir do problema, agência e fornecedores pensam no seu projeto com foco na real necessidade do cliente. Desta maneira formam um único elo, tornando-se um time só, jogando junto pelo mesmo ideal – entregar o melhor projeto, a melhor semente, para aquela terra fértil.

2º Elo – Criatividade, planejamento e execução

Os diferentes processos criativos ( Pesquisas, referências, tendências, brainstorms, etc) geram ideias para a inovação dos projetos. Mas as ideias só serão inovação se tiverem a garantia da sua entrega bem executada. Por isso, a importância de protótipos, testes e fornecedores de confiança são importantes.

Os projetos criativos impactam de maneira positiva o cliente, trazendo em seu cerne modelos novos de apresentação, leituras diferenciadas do “modus operandi”, estruturação das ideias de maneira clara para que a dinâmica do projeto seja compreendida de modo fluido por intermédio do encontro efetivo da proposta.

Com a aprovação do projeto, o planejamento passa a ser responsável pela a sua gestão. Assume a organização, controle e rapidez no fluxo das informações. É responsável pela gestão e interação da equipe e lista de demandas em todas as fases: pré, trans e pós-evento.

O planejamento é o cuidador da terra e de todos que interagem com ela para garantirem o crescimento do novo ser vivo 'Evento' no seu ecossistema de pressão e rapidez.

O planejamento deverá prever ações e ferramentas eficientes para execução do projeto, assim como reuniões, visitas técnicas e alinhamentos periódicos. O momento da execução necessita desse crescimento sólido para que seja realizado com maestria por todos: clientes, agência e fornecedores.

3º Elo – Liderança colaborativa, proatividade e responsabilidade

O 3º elo é encontrado em todas as fases de um evento, mas focaremos na segunda fase: a fase Trans, o evento em si. Neste momento é quando o ser vivo já cresceu e está prestes a florescer.

Nessa fase de entrega, o planejamento flui para a produção de todos os detalhes da execução e outros profissionais são agregados ao time para fazerem realmente ele acontecer.

Para isso a liderança é fundamental! O bom líder é aquele que lidera e também sabe ser liderado, promovendo o empoderamento de habilidades dos profissionais contratados, colocando-os à frente de suas funções, tendo tempo hábil para conduzir a equipe, observar os movimentos que se realizam tendo percepção para ajustes necessários.

Neste momento, a proatividade torna-se necessária, prevendo ações com prazo suficiente de atitudes, como um jogo de xadrez. E claro, a inteligência emocional se faz presente para que se mantenha a harmonia do time com diálogos assertivos, deixando de lado egos, sendo importante pensar no todo, abrangendo também os microuniversos de um evento.

Todos, sem distinção, são responsáveis pela entrega, satisfazendo cada nível hierárquico do projeto, do presidente da corporação, gerentes de marcas, gestores de eventos, agências, frellancers, fornecedores envolvidos, e, principalmente, a quem se destina o evento: o público-alvo.

Estes elos devem ser executados de forma consciente e devem estar presentes em todas as fases do evento. Desta maneira, os passos a serem dados terão segurança e serão efetivos.

O ser vivo estará pronto para florescer e gerar momentos de grande encantamento e envolvimento de todos.

Depois de florescer, o evento gera novos frutos e sementes, germinando novos eventos em outras terras férteis iniciando outros ciclos.

Venha conhecer estes Elos Fundamentais, como cuidar do terreno fértil dos eventos e os passos importantes para que tenha sucesso em seus projetos no curso “Evente-se Mais – Primeiros Passos em Eventos” que acontecerá dia 1º de junho em São Paulo, em parceria com a Alagev.

 

Fonte: Tico Marcondes.

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